总策划并跟踪一场年会需要细致的规划和执行，以下是一些步骤和建议：

明确年会目标

要明确年会的主题和目标，是为了庆祝公司的年度成果，加强团队凝聚力，还是进行业务展望和策略规划？明确目标后，可以更好地制定后续的策划和执行计划。

制定详细计划

1、确定时间和地点：根据公司的需求和日程安排，选择合适的年会时间和地点。

2、预算制定：根据年会的规模和预期效果，制定合理的预算。

3、邀请嘉宾：根据年会主题和目标，确定需要邀请的嘉宾名单，包括公司内部员工、客户、合作伙伴等。

4、节目安排：根据年会的主题和目标，策划一系列的节目和活动，如文艺表演、颁奖典礼、业务展望等。

5、餐饮安排：根据参与人数和预算，安排合适的餐饮服务。

6、交通和住宿安排：如果年会地点较远，需要提前安排好参会人员的交通和住宿。

执行计划

1、宣传推广：通过公司内部渠道、社交媒体等途径，提前进行年会的宣传推广，吸引更多的人关注和参与。

2、现场布置：根据年会的主题和目标，进行现场布置，营造出符合主题的氛围。

3、活动执行：按照计划执行各项活动，确保活动的顺利进行。

4、媒体支持：如果有需要，可以联系媒体进行报道，提高年会的曝光度和影响力。

跟踪与反馈

1、现场跟踪：在年会进行过程中，密切关注各项活动的进展情况，及时解决问题。

2、收集反馈：通过问卷调查、座谈会等方式，收集参会人员对年会的反馈和建议。

3、总结报告：根据收集到的反馈和执行情况，撰写一份年会总结报告，分析年会的成果和不足，为今后的活动提供参考。

4、后续跟进：根据年会的成果和目标，进行后续的跟进工作，如业务拓展、团队建设等。

注意事项

1、确保活动的顺利进行：提前与各方沟通协调，确保各项工作的顺利进行。

2、注意安全事项：在活动过程中，注意参会人员的安全，避免发生意外事故。

3、保持专业形象：在策划和执行过程中，保持专业形象，展示公司的实力和形象。

4、持续改进：根据年会的反馈和执行情况，不断改进和优化年会的策划和执行方案。

通过以上步骤和建议，可以更好地总策划并跟踪一场年会，在执行过程中，要密切关注各项工作的进展情况，及时解决问题，确保年会的顺利进行。