明确需求与目标

公司需要明确年会的主题、规模、预算、参与人员等基本信息，以及期望达到的效果和目标，这些信息将作为招标文件的重要依据。

编写招标文件

根据需求与目标，编写详细的招标文件，招标文件应包括：

1、年会策划的基本要求：如主题、风格、活动形式等。

2、投标资格要求：如公司资质、经验、团队等。

3、投标文件要求：包括投标书的格式、内容、递交方式等。

4、评分标准：根据公司的需求和目标，制定合理的评分标准。

5、投标截止时间、开标时间及地点等。

发布招标公告

将招标文件发布到公司官网、行业媒体等渠道，同时也可通过社交媒体进行宣传，以吸引更多的策划公司参与投标。

收集投标文件

在投标截止日期前，收集所有投标公司的投标文件，投标文件应按照招标文件的要求进行编制，包括公司的资质证明、过往案例、策划方案、预算报价等。

评审与比较

1、资格审查：对投标公司进行资格审查，确保其符合招标文件的要求。

2、技术评审：对策划方案进行评审，比较各方案的创意、可行性、预算等方面的优劣。

3、商务谈判：与优秀的策划公司进行商务谈判，争取达成最优的合作方案。

选择中标单位

根据评分标准和评审结果，选择最符合公司需求和目标的策划公司作为中标单位。

签订合同与执行

与中标单位签订合同，明确双方的权利和义务，按照策划方案执行年会活动，确保活动的顺利进行并达到预期效果。

在整个招标过程中，公司应保持公正、公平、公开的原则，确保招标的顺利进行，公司还应与策划公司保持良好的沟通与协作，共同打造一场成功的年会活动。