年会策划紧急预案是为了确保年会顺利进行，同时应对可能出现的突发状况和意外事件，以下是一些建议的紧急预案措施：

前期准备

1、风险评估：在策划阶段，对可能出现的风险进行评估，如天气变化、场地安全、设备故障等。

2、制定详细计划：根据风险评估结果，制定详细的年会策划方案和应急预案。

3、确定责任人：明确各项任务的责任人，确保在紧急情况下能够迅速响应。

人员安全

1、场地安全检查：确保年会场地符合安全标准，如消防设施、疏散通道等。

2、医疗急救准备：准备必要的急救药品和器械，并安排专业医疗人员在场。

3、安全疏散：制定紧急疏散方案，确保在紧急情况下人员能够迅速疏散。

突发事件应对

1、天气变化：关注天气预报，如遇恶劣天气，及时调整年会计划，如改期或改地点。

2、设备故障：准备备用设备，如投影仪、音响等，并确保现场有专业人员能够迅速处理设备故障。

3、火灾等安全事故：如发生火灾等安全事故，立即启动应急预案，组织人员疏散，并拨打火警电话报警。

4、食物中毒：确保食品卫生安全，如发生食物中毒事件，立即送医治疗并报告相关部门。

沟通与协调

1、建立沟通机制：在年会期间，建立有效的沟通机制，确保信息畅通。

2、协调资源：在紧急情况下，协调各方资源，共同应对突发事件。

1、总结经验：对年会进行总结，分析成功经验和不足之处。

2、改进措施：针对不足之处，提出改进措施，并在今后的活动中加以改进。

年会策划紧急预案需要充分考虑可能出现的风险和突发事件，制定详细的应对措施，并确保在紧急情况下能够迅速响应，还需要加强沟通与协调，共同应对突发事件，确保年会顺利进行。