年会策划是一项复杂的任务，需要考虑到许多细节以确保活动的成功，以下是一些年会策划的主要步骤和需要做的事情：

1、确定年会的主题和目的：

在策划年会之前，首先要确定年会的主题和目的，这有助于确定活动的整体方向和氛围，以及将要邀请的嘉宾和参与者的类型。

2、预算制定：

根据年会的规模、目的、主题和预期的参与者数量，制定预算，确保考虑到所有可能的费用，如场地租赁、餐饮、音响设备、娱乐节目、礼品等。

3、选择场地：

根据年会的规模和预算，选择合适的场地，考虑因素包括场地的大小、设施、布局、交通便利性等。

4、邀请嘉宾和参与者：

确定要邀请的嘉宾和参与者名单，并制定邀请函，邀请函应包括活动的时间、地点、主题、着装要求等信息。

5、安排节目和活动：

根据年会的主题和目的，安排各种节目和活动，这可以包括演讲、表演、游戏、抽奖等，确保活动内容丰富多样，能够吸引参与者的兴趣。

6、安排餐饮和饮料：

根据参与者的需求和预算，安排合适的餐饮和饮料，确保食物和饮料的质量和口味能够满足参与者的要求。

7、布置场地：

根据年会的主题和氛围，布置场地，这可以包括装饰、灯光、音响等，确保场地布置得当，能够营造出所需的氛围。

8、安排交通和住宿（如果需要）：

如果年会涉及到外地参与者或嘉宾，需要安排交通和住宿，确保参与者能够方便地到达活动地点，并有良好的住宿体验。

9、制定紧急预案：

为可能出现的问题制定紧急预案，如突发天气、设备故障、安全问题等，确保有应对措施，能够及时解决问题。

10、后期跟进：

在年会结束后，进行后期跟进工作，包括收集参与者的反馈、整理活动照片和视频、发送感谢信等，这些工作有助于评估年会的成功程度，并为未来的活动提供参考。

是年会策划的一些主要步骤和需要做的事情，根据具体情况，可能还需要进行其他准备工作，重要的是要提前规划并与相关人员密切合作，以确保年会的成功。