1、明确需求和目标：在寻找年会策划公司之前，首先要明确自己的需求和目标，这包括年会的主题、预算、参与人数、活动形式等，明确这些信息后，可以更有针对性地寻找合适的策划公司。

2、寻找候选公司：可以通过网络搜索、朋友推荐、行业内的口碑等方式寻找候选的年会策划公司，注意要查看公司的资质、经验、案例等，确保其具备承担年会策划任务的能力。

3、了解公司实力：在确定了候选公司之后，需要进一步了解公司的实力，这包括公司的规模、团队构成、策划经验、服务水平等，可以通过查看公司的官网、案例、客户评价等方式来了解公司的实力。

4、沟通与交流：与候选公司进行沟通与交流，了解其对年会的理解和策划方案，在沟通过程中，可以询问公司的服务流程、策划思路、创意方案等，以判断其专业程度和服务质量。

5、对比与选择：在沟通与交流之后，将各个公司的策划方案进行对比，选择最符合自己需求和目标的策划公司，注意要综合考虑公司的实力、创意、价格等因素，选择性价比最高的公司。

6、签订合同与执行：与选定的公司签订合同，明确双方的权利和义务，在执行过程中，要与策划公司保持密切的沟通与协作，确保年会顺利进行。

在选择金山区年会策划时，还需要注意以下几点：

1、价格不是唯一标准：不要只看重价格而忽略了公司的实力和服务质量，选择一个价格合理、服务优质的策划公司更为重要。

2、注意合同细节：在签订合同前，要仔细阅读合同条款，确保合同内容明确、合理，并保护自己的权益。

3、确认后期服务：在签订合同前，要了解公司的后期服务内容，如活动现场的协调、后期跟进等，以确保活动顺利进行。

选择金山区年会策划需要综合考虑多方面因素，包括需求和目标、公司实力、沟通与交流、价格、合同细节和后期服务等，只有选择了合适的策划公司，才能确保年会的成功举办。