策划年会活动第一步，通常需要从以下几个方面着手：

1、明确目标与主题：

- 确定年会的核心目的，如团队建设、表彰优秀员工、加强企业文化等。

- 根据目的设定主题，如“未来之旅”、“创新盛典”等，主题应与公司的核心价值观和年会的目标相契合。

2、预算规划：

- 根据公司的规模和预期的年会规模，制定预算计划。

- 考虑的因素包括场地租赁、餐饮、音响设备、节目表演、奖品等费用。

- 确保预算合理分配，既不超支又能满足年会需求。

3、确定时间与地点：

- 选择合适的日期，避免与其他重要活动冲突，并考虑员工的可用性。

- 确定年会地点，考虑场地大小、设施、交通等因素。

- 如果需要，提前与场地进行沟通，预定并确认场地使用时间。

4、邀请与名单管理：

- 制定受邀人员名单，包括公司员工、合作伙伴、客户等。

- 确定邀请方式（如电子邮件、纸质邀请函等）并发送邀请。

- 准备签到表和名单管理工具，以便于现场管理。

5、策划活动内容：

- 根据主题和目标设计活动流程，包括开场白、主题演讲、互动环节、晚宴等。

- 设计互动环节以增强团队凝聚力，如团队游戏、才艺表演等。

- 安排节目表演或娱乐活动，如请专业表演团队或员工自编自演的节目。

6、制定宣传方案：

- 设计年会宣传材料，如海报、邀请函等，以吸引员工和合作伙伴的注意。

- 通过公司内部通讯、社交媒体等渠道进行宣传，提前营造年会氛围。

- 确保宣传内容准确传达年会的目的和亮点。

7、准备后勤工作：

- 安排餐饮服务，确保食物和饮料符合参会人员的口味和需求。

- 准备音响设备、灯光等技术支持，确保活动顺利进行。

- 准备应急预案，如应对突发状况的紧急措施。

8、最后检查与确认：

- 在活动前进行最后检查，确保所有准备工作就绪。

- 与相关负责人确认活动细节，如时间安排、节目顺序等。

- 确保所有设备、物资等都已准备妥当。

就是策划年会活动的第一步，后续还需要根据实际情况进行不断的调整和优化，以确保年会的成功举办。